Hilfe-Center · 44 Anleitungen · Stand 28.09.2026
So arbeitest du mit Zunftheld
Kurze Anleitungen entlang der Menüpunkte der App — von der Einrichtung bis zur GAEB-Abgabe. Jede Anleitung nennt die Schritte, die Fallen und den direkten Weg zur Funktion. Wenn etwas fehlt: Support anschreiben, Rückruf innerhalb von zwei Stunden Mo–Fr 8–17 Uhr.
Erste Schritte
Konto, Firmendaten, Gewerk, Team — die Einrichtung in einer Stunde.
- Konto anlegen und die Testphase nutzenIn wenigen Minuten zum eigenen Betrieb in Zunftheld: registrieren, Gewerk wählen, 14 Tage alles ausprobieren — ohne Zahlungsdaten.5 Schritte
- Firmendaten, Logo und Bankverbindung hinterlegenName, Anschrift, Steuernummer, Bankverbindung und Logo erscheinen auf Angeboten, Rechnungen, Nachweisen und in der E-Rechnung — einmal eintragen, überall richtig.4 Schritte
- Gewerk wählen, Bereiche und Fachmodule freischaltenJedes Gewerk hat seinen Bereich im Core — kostenlos ein- und ausblendbar. Fachmodule für Prüf- und Dokumentationspflichten buchst du einzeln, monatlich kündbar.4 Schritte
- Einrichtungs-Checkliste und DatenübernahmeDie Checkliste unter „Einrichtung“ zeigt den Fortschritt und führt zu jedem Punkt; für den Umstieg gibt es CSV-Importe und die Übernahme durch den Support.4 Schritte
- Kunden anlegen oder per CSV importierenKunden mit Anschrift, E-Mail, Telefon und Leitweg-ID — einzeln anlegen oder als CSV aus dem alten Programm übernehmen, mit Vorschau vor dem Speichern.4 Schritte
- Team einladen und Rollen vergebenMitarbeiter per E-Mail-Link einladen und eine Rolle geben: Admin, Büro, Techniker oder Viewer. Techniker arbeiten in der eigenen Feldansicht ohne Beträge.4 Schritte
- Zwei-Faktor-Anmeldung einrichten, Google- und Apple-LoginAdmins zahlender Betriebe müssen die Zwei-Faktor-Anmeldung nutzen; in der Testphase ist sie empfohlen. Anmelden geht auch mit Google oder Apple.4 Schritte
Angebote & Aufträge
Vom Angebot über die Online-Annahme bis zur Planung im Leitstand — inklusive GAEB.
- Angebot schreiben: Positionen, Rabatte, LohnanteilAngebot mit eigenem Nummernkreis, Positionen aus Katalog oder Lager, Art Leistung/Lohn/Material, Rabatt je Zeile und Beleg, Lohnanteil nach § 35a — Summen rechnen live.5 Schritte
- Angebot per E-Mail senden und online annehmen lassenDer Kunde bekommt das Angebot als PDF und Link, entscheidet online mit Unterschrift — danach ist der Inhalt eingefroren und die Entscheidung dokumentiert.4 Schritte
- GAEB-Ausschreibung (X83) einlesenDas Leistungsverzeichnis aus der Ausschreibung wird zum Angebotsentwurf: jede Position mit Ordnungszahl, Menge, Einheit und Text — Bedarfs-, Alternativ-, Pauschal- und Zuschlagspositionen erkannt.5 Schritte
- Angebot als GAEB X84 zurückgebenAus dem bepreisten Angebot entsteht die Angebotsabgabe X84 mit Summen je Titel und Bieteradresse — die Prüfkarte zeigt fehlende Preise und offene Bieterangaben.5 Schritte
- Aufmaß erstellen und Mengen ins Angebot übernehmenAufmaßblatt mit Rechenansatz je Zeile, Abzügen und Raum-Assistent; die Summen je Position gehen per Klick ins Angebot, in den Rechnungsentwurf oder den Nachweis.4 Schritte
- „Zeit → Angebot“: Angebot aus ZeiteinträgenMarkierte Zeiteinträge werden mit deinem Stundensatz zu Lohnpositionen eines Angebotsentwurfs — für Regiearbeiten und Nachträge.4 Schritte
- Angebot in Auftrag oder Rechnung umwandelnEin Klick macht aus dem angenommenen Angebot den Auftrag für die Planung oder den Rechnungsentwurf mit allen Positionen — das Angebot bleibt eingefroren.4 Schritte
- Auftrag anlegen und im Kalender oder Leitstand planenAufträge mit Titel, Nummer und Status; Termine im Kalender mit Techniker-Spalten, Umplanen per Ziehen, Auslastung über Tage und Wochen — Abwesende werden nicht verplant.5 Schritte
Nachweise, Protokolle & Baustelle
Leistungsnachweis mit Unterschrift, Abnahmeprotokoll, Bautagebuch, Anzeigen, Dokumente.
- Leistungsnachweis mit Kundenunterschrift erstellenZeiten mit Pausen, Positionen, Fotos und die Unterschrift des Kunden auf dem Gerät oder per Signatur-Link — als PDF mit deinem Firmenauftritt und als Share-Link.5 Schritte
- Fotos aufnehmen und markierenFotos am Nachweis, im Bautagebuch und in Protokollen mit Pfeil, Kreis, Rechteck und Text markieren — der Mangel ist auf dem Bild eindeutig.3 Schritte
- Abnahmeprotokoll und andere Protokolle für alle GewerkeAbnahme, Übergabe mit Einweisung, Arbeits- und Montagebericht, Baustellenbegehung: Protokollvorlagen für jeden Betrieb mit Unterschriften und PDF — abgeschlossen unveränderlich.4 Schritte
- Bautagebuch führenTagesbericht je Auftrag mit Wetter, Personal aus den Zeiten, Material, Behinderungen und markierten Fotos; Unterschrift und Bautagebuch-Auszug als PDF.4 Schritte
- Bedenken-, Behinderungs- und Mehrkostenanzeige sendenFörmliche Anzeigen nach VOB/B mit neutralen Mustertexten, Frist und Versand per E-Mail — abgelegt am Auftrag. Keine Rechtsberatung.4 Schritte
- Dokumente am Kunden, Objekt, Auftrag oder Vertrag ablegenPDF, Bilder und Office-Dateien landen dort, wo sie hingehören: am Kunden, Objekt, an der Anlage, am Auftrag oder Wartungsvertrag — mit Suche und Papierkorb.3 Schritte
Rechnungen, E-Rechnung & Finanzen
Rechnung, XRechnung und Factur-X, Eingangsrechnungen, Mahnwesen, DATEV, Liquidität.
- Rechnung erstellen: Abschlag, Schlussrechnung, Gutschrift, StornoRechnung aus dem signierten Nachweis, dem Angebot oder neu — als Abschlags-, Schluss- oder normale Rechnung; Gutschrift und Storno mit Bezug, Lohnanteil und Girocode auf dem PDF.4 Schritte
- E-Rechnung erzeugen: XRechnung und Factur-XAus dem signierten Nachweis oder der Rechnung entsteht eine geprüfte XRechnung (XML) oder ein Factur-X-PDF — Download-first, GoBD-konform abgelegt.4 Schritte
- Eingangsrechnungen importieren und erfassenXRechnung-XML und ZUGFeRD-PDF von Lieferanten werden eingelesen, Papierrechnungen manuell erfasst — für Liquidität und DATEV-Export mit Aufwand und Kreditor.4 Schritte
- Mahnwesen: Zahlungserinnerung, 1. und 2. MahnungÜberfällige Rechnungen erscheinen automatisch als Kandidaten; je Stufe fertiges PDF, Gebühr, Zahlfrist und Verzugszinsen nach § 288 BGB, Versand per E-Mail.4 Schritte
- DATEV-Export und Steuerberater-PaketBuchungsstapel als CSV oder EXTF für Ausgangs- und Eingangsrechnungen, wahlweise als ZIP mit allen Belegen — zum Download oder per E-Mail an die Kanzlei.4 Schritte
- Liquidität planenVorschau aus offenen Ausgangs- und Eingangsrechnungen, geplanten Ausgaben und Anfangsbestand — mit Kategorien und Bezahlt-Markierung.4 Schritte
Zeiten, Urlaub & Team
Stempeluhr, Stundenkonto, Urlaubsanträge und Einsatzzeiten am Auftrag.
- Stempeluhr: Kommen, Pause, GehenArbeitszeit aller Mitarbeiter im Browser und im Feld-Bereich erfassen — getrennt von den Einsatzzeiten am Auftrag, wie es die Zeiterfassungspflicht verlangt.4 Schritte
- Stundenkonto, Korrekturen und MonatsabschlussSoll je Mitarbeiter, Saldo mit Feiertagen, Urlaub und Krankheit, Korrekturen nur mit Grund, Monatsabschluss mit Sperre, CSV-Export und Wochenzettel-PDF.4 Schritte
- Urlaub beantragen und genehmigen, Abwesenheiten pflegenMitarbeiter stellen Urlaubsanträge, das Büro genehmigt oder lehnt ab; Krankheit und Schulung werden eingetragen, Feiertage je Bundesland berücksichtigt — alles wirkt auf Kalender und Leitstand.4 Schritte
- Einsatzzeiten am Auftrag erfassen und nachkalkulierenEinsatzzeiten beim Kunden gehören zum Auftrag und Nachweis — sie liefern Rechnung, „Zeit → Angebot“ und die Nachkalkulation Soll/Ist je Auftrag.3 Schritte
Lager, Katalog & Großhandel
Bestände, DATANORM, IDS-Connect und der eigene Leistungskatalog.
- Lager & Material: Bestände und MindestbestandArtikel mit Einkaufs-, Listen- und Verkaufspreis, Bewegungen mit Beleg (Zugang, Abgang, Korrektur, Rückgabe) und Warnung beim Mindestbestand.4 Schritte
- DATANORM-Dateien des Großhändlers importierenDATANORM 4.0 und 5.0 mit Artikel-, Preis-, Warengruppen- und Rabattdateien einlesen; Einkaufspreis bleibt vom Verkaufspreis getrennt, der Aufschlag rechnet den VK.4 Schritte
- Großhandel per IDS-Connect anbindenMit den Zugangsdaten deines Großhändlers übernimmst du den Warenkorb aus dem Händlershop in Angebot, Rechnung oder Lager — und schickst Bestellanfragen per E-Mail.4 Schritte
- Leistungskatalog aufbauen und pflegenEigene Standardpositionen mit Art, Einheit, Preis und USt-Satz — Startpositionen je Gewerk, CSV-Import und Positionssuche im Angebot, sortiert nach Nutzung.4 Schritte
Fachmodule, Prüfung & Wartung
Prüfprotokolle, Anlagen mit Intervall, Wartungsverträge, F-Gas-Logbuch, Vorlagen.
- Prüfprotokoll mit einem Fachmodul erstellenGerät oder Anlage anlegen, Prüfvorlage wählen, Messwerte im Wizard erfassen, Unterschriften, PDF — und die Wiedervorlage zur nächsten Frist entsteht von selbst.4 Schritte
- Objekte & Anlagen mit WartungsintervallAnlagen mit Intervall erzeugen Fälligkeiten von selbst; ein Klick macht daraus den Wartungsauftrag mit Terminvorschlag, der Abschluss schreibt die nächste Fälligkeit fort.4 Schritte
- Wartungsverträge anlegen und abrechnenVertrag mit Periode, Preis, Laufzeit und Kündigungsfrist-Ampel; je Abrechnungsperiode entsteht ein Rechnungsentwurf — Nummernkreis WV-Jahr-Nummer.4 Schritte
- F-Gas-Logbuch und Kältemittelbestand führenIm Fachmodul Kälte / Klima: Logbuch je Anlage mit Dichtheitsprüfungen und Fristen nach CO₂-Äquivalent, dazu der Kältemittelbestand mit Flaschen, Bewegungen und Bestandsbericht.4 Schritte
- Protokoll-Vorlagen anpassenSystemvorlagen kopieren, Felder und Abschnitte ändern, als eigene Vorlage speichern — Versionen bleiben erhalten, abgeschlossene Protokolle unberührt.3 Schritte
Konto, Abo & Apps
Pakete und Sitze, Kündigung, Kontolöschung, Apps für iOS und Android, Support.
- Paket wählen, Sitze und ZahlungVier Festpreis-Pakete pro Betrieb mit inkludierten Sitzen, monatlich oder jährlich (zwei Monate geschenkt), Zusatz-Sitze ab Meister — bezahlt per Karte oder SEPA über Stripe.4 Schritte
- Kündigen, Module abbestellen, Konto löschenCore und Module sind monatlich kündbar; Module einzeln abbestellbar, ohne den Core zu verlieren. Die Kontolöschung ist geplant und wird nach Ablauf der Fristen ausgeführt.4 Schritte
- Apps für iOS und AndroidDie Apps arbeiten mit deinem bestehenden Zugang: Aufträge des Tages, Zeiten, Nachweise mit Fotos und Unterschrift — mit Lese-Cache und Warteschlange bei schlechtem Netz.4 Schritte
- Support erreichen und Datenübernahme anfragenSupport per Ticket aus der App oder über die Kontaktseite; Rückruf innerhalb von zwei Stunden Montag bis Freitag von 8 bis 17 Uhr. Datenübernahme aus anderen Programmen auf Anfrage.3 Schritte