Kältemittel-Bestand führen: Flaschen, Mengenbilanz und Aufzeichnungen

Nach Art. 7 der Verordnung (EU) 2024/573 gehören in die Aufzeichnungen jeder prüfpflichtigen Anlage die bei Installation, Wartung, Instandhaltung oder Leckage hinzugefügten Mengen, die zurückgewonnenen Mengen und die Angabe, ob das Kältemittel recycelt oder aufgearbeitet wurde. Diese Pflicht bezieht sich auf die Anlage. Der Betrieb, der die Arbeiten ausführt, hat aber dieselben Mengen auf der anderen Seite: als Abgang aus seinen Flaschen und als Zugang in seine Rückgewinnungsflaschen.

Wer beide Seiten führt, kann jede Logbuchzahl belegen. Der Bestand zeigt, woher das eingefüllte Kältemittel stammt, wohin das zurückgewonnene gegangen ist und ob am Jahresende die Mengen aufgehen. Dazu kommt ein wirtschaftlicher Grund: Die Quote für fluorierte Gase sinkt schrittweise, Kältemittel werden teurer und ältere Sorten knapper. Ein Bestand, der Flaschen, Füllstände und CO2-Äquivalent zeigt, macht diesen Wert im Lager sichtbar.

Ein Kältemittel-Bestand kennt Zugänge, Abgänge und Korrekturen. Zugänge sind der Einkauf beim Lieferanten und die Rückgewinnung aus einer Anlage ins eigene Lager. Abgänge sind das Einfüllen in eine Anlage, die Entsorgung über einen Entsorger und die Rückgabe an den Lieferanten. Die Korrektur ist die einzige Bewegung mit Vorzeichen: Sie gleicht Abweichungen aus, die beim Wiegen oder Zählen auffallen, und sollte immer mit einer Notiz begründet werden.

Zu jeder Bewegung gehören Datum, Kältemittel und Menge in Kilogramm. Hilfreich sind außerdem die Flasche, aus der oder in die gefüllt wurde, die Anlage, der Techniker, die Gegenpartei, also Lieferant, Entsorger oder Kunde, und eine Nachweisnummer wie Lieferschein oder Entsorgungsnachweis. Je vollständiger die Bewegung, desto leichter beantwortest du später die Frage, wo eine bestimmte Menge geblieben ist.

Eine Bilanz je Kältemittel zeigt, wie viel insgesamt da ist. Wo es liegt, zeigt erst die einzelne Flasche. Jede Flasche bekommt deshalb eine interne Bezeichnung und, soweit vorhanden, die Flaschen- oder Gebindenummer des Lieferanten, die Charge, den Lieferanten, den Nenninhalt und einen Herkunftsnachweis, zum Beispiel die Nummer des Lieferscheins oder des Zertifikats. Der Füllstand ergibt sich aus den Bewegungen, die der Flasche zugeordnet sind.

Für den Lebenszyklus reichen drei Zustände: aktiv, leer und zurückgegeben. Eine leere Flasche bleibt mit ihrer Historie erhalten, bis sie an den Lieferanten zurückgeht. So lässt sich auch nach Jahren noch sagen, aus welcher Charge das Kältemittel in einer bestimmten Anlage stammt.

Die Mengenbilanz rechnet für jedes Kältemittel alle Bewegungen zusammen: Eingekauft plus zurückgewonnen, minus eingefüllt, entsorgt und zurückgegeben, plus oder minus Korrekturen. Das Ergebnis ist der rechnerische Bestand in Kilogramm. Multipliziert mit dem Treibhauspotenzial und geteilt durch 1.000 ergibt sich das CO2-Äquivalent des Lagerbestands in Tonnen.

Ein negativer Bestand ist ein Warnsignal. Er bedeutet fast immer, dass eine Bewegung fehlt, meist ein Einkauf, der nie gebucht wurde, oder eine Rückgewinnung, die im Logbuch steht, aber nicht im Lager. Für den Jahresabschluss lohnt sich eine Bilanz zum Stichtag 31. Dezember, die nur Bewegungen bis Jahresende berücksichtigt. So zeigt ein Bestandsbericht für ein vergangenes Jahr den damaligen Stand und nicht den von heute.

Die wichtigste Regel: Eine Menge wird nur einmal erfasst. Füllt der Monteur bei einer Kontrolle nach, ist das im Logbuch der Anlage eine Nachfüllung und im Bestand ein Abgang aus der Flasche, die er benutzt hat. Gewinnt er Kältemittel zurück, steht es im Logbuch als zurückgewonnene Menge und im Bestand als Zugang. Wer beides getrennt abtippt, produziert früher oder später Abweichungen.

Im Modul Kälte / Klima von Zunftheld buchen Prüfungen Nachfüllung und Rückgewinnung automatisch in den Bestand. Im Prüfdialog wählst du die Flasche, aus der nachgefüllt wurde, und deren Füllstand sinkt; die Flasche lässt sich in der Bewegungsliste auch nachträglich zuordnen. Unter Bestand legst du Flaschen mit Kältemittel, Flaschen- oder Gebindenummer, Charge, Lieferant, Nenninhalt und Herkunftsnachweis an, die Erstbefüllung wird als Einkauf gebucht. Einkauf, Entsorgung, Rückgabe und Korrektur erfasst du als Bewegung mit Flasche, Techniker, Gegenpartei und Nachweisnummer. Die Mengenbilanz je Kältemittel zeigt Bestand und CO2-Äquivalent, ein Jahresfilter den Stand zum 31.12., und den Bestandsbericht gibt es als PDF, die Bewegungen als CSV. Bewegungen aus Prüfungen lassen sich nicht von Hand löschen, von Hand erfasste nur durch das Büro.