F-Gas-Logbuch: Pflichtangaben, Aufbau und Vorlage je Anlage

Die F-Gas-Verordnung will Emissionen aus bestehenden Anlagen verhindern. Dafür reicht es nicht, Anlagen regelmäßig auf Dichtheit zu kontrollieren: Es muss auch nachvollziehbar sein, wie viel Kältemittel in der Anlage ist, wann nachgefüllt oder zurückgewonnen wurde, wer kontrolliert hat und mit welchem Ergebnis. Genau das leistet das Logbuch. Es ist die Akte der Anlage über ihre gesamte Lebensdauer.

Verantwortlich ist der Betreiber, also der Eigentümer oder Nutzer der Anlage. Weil aber der Fachbetrieb die Kontrollen durchführt, die Mengen kennt und die Einträge schreibt, führt in der Praxis meist der Kälte-Klima-Betrieb das Logbuch für seinen Kunden mit. Nach Art. 7 der Verordnung sind die Aufzeichnungen mindestens fünf Jahre aufzubewahren und den Behörden auf Verlangen vorzulegen, und zwar beim Betreiber und beim Fachbetrieb, der die Arbeiten ausgeführt hat.

Aufzeichnungen sind für jede Anlage zu führen, für die eine Dichtheitskontrolle vorgeschrieben ist. Das betrifft nach Art. 5 Abs. 2 ortsfeste Kälteanlagen, Klimaanlagen, Wärmepumpen, Brandschutzeinrichtungen, ORC-Anlagen und elektrische Schaltanlagen. Ob die Kontrollpflicht greift, hängt von der Füllung ab: Für die klassischen HFKW aus Anhang I zählt das CO2-Äquivalent, also Füllmenge in Kilogramm mal Treibhauspotenzial geteilt durch 1.000. Für ungesättigte HFKW aus Anhang II Gruppe 1, oft HFO genannt, zählt die Menge in Kilogramm.

Natürliche Kältemittel wie Propan, Isobutan, CO2 oder Ammoniak sind keine fluorierten Treibhausgase. Für sie gilt die Dichtheitskontrolle nach der F-Gas-Verordnung nicht, und damit auch nicht das F-Gas-Logbuch. Andere Pflichten, etwa aus Betriebssicherheit oder Druckgeräterecht, bleiben davon unberührt.

Die Aufzeichnungen beschreiben zuerst die Anlage und ihre Füllung und dann jeden Vorgang, bei dem jemand am Kältekreis gearbeitet hat. Dazu gehören Menge und Art des enthaltenen Kältemittels, die bei Installation, Wartung, Instandhaltung oder Leckage hinzugefügten Mengen, die zurückgewonnenen Mengen und ob das Kältemittel recycelt oder aufgearbeitet wurde. Jede Dichtheitskontrolle steht mit Datum, Ergebnis und den getroffenen Maßnahmen drin, ebenso die Nachkontrolle nach einer Reparatur.

Außerdem muss erkennbar sein, wer die Arbeiten ausgeführt hat: das zertifizierte Unternehmen und die zertifizierte Person. Wird die Anlage stillgelegt, gehören die Maßnahmen zur Rückgewinnung und Entsorgung des Kältemittels ins Logbuch. Je vollständiger die Einträge, desto einfacher ist später der Nachweis, dass die Anlage im Intervall kontrolliert und Leckagen behoben wurden.

Bewährt hat sich eine Vorlage mit zwei Teilen. Der Kopf beschreibt die Anlage einmalig: Bezeichnung und Standort, Betreiber, Kältemittel mit Treibhauspotenzial, Füllmenge, das daraus berechnete CO2-Äquivalent, bei HFO-haltigen Kältemitteln die Menge in Kilogramm, das berechnete Prüfintervall, ob ein Leckage-Erkennungssystem installiert ist und ob die Anlage hermetisch geschlossen und gekennzeichnet ist, dazu das Datum der Inbetriebnahme.

Darunter folgt eine fortlaufende Tabelle, in der jede Zeile ein Vorgang ist. Sinnvolle Spalten sind Datum, Art des Eintrags, Ergebnis, Prüfer mit Zertifikatsnummer, Menge mit Vorzeichen für Zugabe oder Rückgewinnung, die daraus folgende nächste Frist und eine Spalte für Notizen. Als Arten haben sich Installation, Dichtheitsprüfung, Reparatur, Nachfüllung, Rückgewinnung und Außerbetriebnahme bewährt, als Ergebnis dicht, Leck festgestellt oder Leck repariert. Falsche Einträge werden nicht gelöscht oder überschrieben, sondern sichtbar storniert, damit die Historie nachvollziehbar bleibt.

Das Intervall ergibt sich aus der Füllung: Anhang-I-Gase unter 50 Tonnen CO2-Äquivalent alle zwölf Monate, ab 50 Tonnen alle sechs, ab 500 Tonnen alle drei Monate. Für HFO gilt dieselbe Staffel nach Kilogramm mit den Grenzen 10 und 100 Kilogramm. Ein installiertes Leckage-Erkennungssystem verdoppelt das Intervall. Ab 500 Tonnen CO2-Äquivalent beziehungsweise 100 Kilogramm HFO ist ein solches System bei ortsfesten Anlagen vorgeschrieben.

Die nächste Frist läuft ab der letzten Kontrolle. Wird ein Leck gefunden und repariert, verlangt Art. 4 Abs. 5 der Verordnung eine erneute Kontrolle durch eine zertifizierte Person, frühestens nach 24 Stunden Betrieb und spätestens innerhalb eines Monats. Diese Nachkontrolle gehört als eigener Eintrag ins Logbuch. Wer nach jedem Eintrag die Folgefrist notiert, hat für jede Anlage den nächsten Termin auf einen Blick.

Ein Papierlogbuch funktioniert, solange es an der Anlage bleibt und jeder Monteur sauber einträgt. Schwierig wird es bei vielen Anlagen, bei Betreiberwechseln und wenn Fristen über mehrere Kunden im Blick bleiben sollen. Ein digitales Logbuch je Anlage rechnet CO2-Äquivalent und Intervall aus, zeigt die nächste Frist und erzeugt das Logbuch für den Betreiber als Dokument.

Im Modul Kälte / Klima von Zunftheld legst du die Anlage mit Kältemittel und Füllmenge an, Leckage-Erkennungssystem und hermetische Ausführung sind eigene Felder. CO2-Äquivalent und Prüfintervall werden nach der Verordnung 2024/573 berechnet, HFO-Kältemittel nach Kilogramm, und als Vorschlag gekennzeichnet: Die Entscheidung bleibt bei der zertifizierten Person. Jeder Eintrag hat Art, Ergebnis, Datum, Prüfer, Zertifikatsnummer und Mengen; ein festgestelltes Leck setzt die Nachkontrolle in einem Monat. Fällige Prüfungen stehen in der Liste, Admin und Büro bekommen 14 Tage vorher und am Fälligkeitstag eine E-Mail, und der Prüf-Auftrag entsteht mit einem Klick. Das Logbuch-PDF je Anlage enthält Kopfdaten und alle Einträge, stornierte bleiben durchgestrichen sichtbar.