Mahnung und Zahlungserinnerung
Die Zahlungserinnerung ist die freundliche erste Stufe nach Fälligkeit, die Mahnung die förmliche Aufforderung mit Frist und Hinweis auf Verzugsfolgen — beide sind rechtlich nicht vorgeschrieben, aber üblich.
Ein dreistufiger Ablauf hat sich bewährt: Zahlungserinnerung wenige Tage nach Fälligkeit, erste Mahnung mit Frist von sieben bis zehn Tagen, zweite Mahnung mit Ankündigung des gerichtlichen Mahnverfahrens oder Inkassos. Jede Stufe nennt Rechnungsnummer, Betrag, ursprüngliches Zahlungsziel und neue Frist.
Nach der letzten Mahnung folgt das gerichtliche Mahnverfahren über das Online-Mahnantrag-Portal: ein Mahnbescheid, gegen den der Kunde widersprechen kann, sonst ein Vollstreckungsbescheid. Bei Privatkunden mit kleinen Beträgen ist oft ein Anruf wirksamer als die zweite Mahnung.