Mahnung schreiben im Handwerk: Zahlungserinnerung, Fristen, Verzugszinsen

Verzug ist der rechtliche Zustand, ab dem du Verzugszinsen und Mahnkosten verlangen kannst. Nach § 286 BGB gerät der Schuldner in Verzug, wenn er nach Fälligkeit gemahnt wird. Eine Mahnung ist nicht nötig, wenn im Vertrag oder auf der Rechnung ein Zahlungstermin nach dem Kalender bestimmt ist, zum Beispiel „zahlbar bis 15.10.2026“. Dann tritt Verzug automatisch mit Ablauf dieses Datums ein.

Zusätzlich gilt die 30-Tage-Regel aus § 286 Abs. 3 BGB: Bei Entgeltforderungen kommt der Schuldner spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug, auch ohne Mahnung. Gegenüber Verbrauchern gilt das nur, wenn die Rechnung auf diese Folge ausdrücklich hinweist. Ein Satz wie „Diese Rechnung ist sofort fällig. Bei Zahlung später als 30 Tage nach Zugang geraten Sie auch ohne Mahnung in Verzug“ gehört deshalb auf jede Rechnung an Privatkunden.

Rechtlich reicht eine Mahnung. Betriebswirtschaftlich hat sich ein dreistufiges Vorgehen bewährt, weil es die meisten Fälle im Guten löst. Die Zahlungserinnerung kommt wenige Tage nach Ablauf des Zahlungsziels, freundlich im Ton, mit der Vermutung, die Rechnung sei übersehen worden, und mit allen Angaben zur Rechnung und zur Bankverbindung. Sie ist rechtlich bereits eine Mahnung, wenn sie eindeutig zur Zahlung auffordert.

Die erste Mahnung folgt etwa zehn bis vierzehn Tage später, benennt den Verzug, setzt eine konkrete Zahlungsfrist und kündigt Verzugszinsen und Mahnkosten an. Die zweite und letzte Mahnung setzt eine letzte Frist und kündigt das gerichtliche Mahnverfahren oder die Übergabe an ein Inkassounternehmen an. Wichtig ist, dass jede Stufe tatsächlich das tut, was sie ankündigt, sonst verliert das Mahnwesen seine Wirkung.

Bei gewerblichen Kunden mit Zahlungsverzögerung als Geschäftsmodell darf die Zahlungserinnerung entfallen. Bei Stammkunden mit gutem Zahlungsverhalten ist ein Anruf vor der ersten Mahnung oft wirksamer als ein Brief.

Ab Verzug darfst du Verzugszinsen nach § 288 BGB verlangen. Gegenüber Verbrauchern beträgt der Zinssatz fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, bei Geschäften ohne Verbraucher neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Der Basiszinssatz wird von der Bundesbank halbjährlich zum 1. Januar und 1. Juli festgelegt und veröffentlicht. Die Zinsen werden taggenau vom Verzugsbeginn bis zum Zahlungseingang berechnet.

Gegenüber Unternehmern, nicht gegenüber Verbrauchern, steht dir außerdem eine Pauschale von 40 Euro nach § 288 Abs. 5 BGB zu, unabhängig vom Betrag und ohne Nachweis eines Schadens. Sie wird auf weitergehende Kosten wie Anwalts- oder Inkassokosten angerechnet. Mahngebühren darüber hinaus dürfen nur den tatsächlichen Schaden abbilden, also Porto und Materialkosten, nicht die eigene Arbeitszeit für das Mahnschreiben.

Ein Rechenbeispiel: Eine Rechnung über 4.800 Euro an einen Bauträger ist seit 45 Tagen in Verzug, der Basiszinssatz liege bei 2,27 Prozent. Der Verzugszins beträgt 11,27 Prozent jährlich, für 45 Tage also 4.800 × 0,1127 × 45 ÷ 365 = 66,70 Euro, plus 40 Euro Pauschale. Der genaue Basiszinssatz ist zum Zeitpunkt der Mahnung bei der Bundesbank nachzusehen.

Bleibt die zweite Mahnung ohne Wirkung, ist das gerichtliche Mahnverfahren der nächste Schritt. Der Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids wird online über das zentrale Mahngericht des jeweiligen Bundeslandes gestellt, ohne Anwalt und ohne Begründung. Das Gericht prüft die Forderung nicht inhaltlich, sondern stellt dem Schuldner den Mahnbescheid zu. Widerspricht er nicht innerhalb von zwei Wochen, kannst du den Vollstreckungsbescheid beantragen, aus dem der Gerichtsvollzieher vollstrecken kann.

Widerspricht der Schuldner, geht die Sache ins streitige Verfahren vor dem zuständigen Gericht. Spätestens hier lohnt sich anwaltliche Hilfe, und spätestens hier zeigt sich, ob die Unterlagen stimmen: Auftrag, unterschriebener Leistungsnachweis oder Abnahmeprotokoll, Rechnung mit Zugangsnachweis, Mahnungen mit Datum. Wer diese Kette lückenlos vorlegen kann, gewinnt in der Regel. Wer sie aus E-Mails, Zetteln und Erinnerungen rekonstruieren muss, verliert Zeit und oft Geld.

Das eigentliche Problem im Handwerk ist nicht die Mahnung, sondern das Vergessen. Rechnungen werden geschrieben, aber niemand prüft systematisch, welche offen sind. Ein Mahnwesen braucht deshalb drei Dinge: eine Liste aller offenen Rechnungen mit Fälligkeit, einen festen Wochentag für den Mahnlauf und fertige Vorlagen je Mahnstufe, in die nur noch Rechnungsdaten und Fristen eingesetzt werden.

In Zunftheld ist das Mahnwesen Teil des Rechnungsmoduls: Die Rechnungsübersicht zeigt überfällige Rechnungen mit Tagen seit Fälligkeit, der Mahnlauf schlägt je Rechnung die nächste Mahnstufe vor, erzeugt die Mahnung als PDF mit Frist und Mahngebühr und dokumentiert Datum und Stufe an der Rechnung. Verzugszinsen rechnest du nach § 288 BGB aus und setzt sie als Betrag in die Mahnung. Die Liquiditätsvorschau zeigt, welche Zahlungen wann zu erwarten sind, damit du nicht am Monatsende feststellst, dass 30.000 Euro in offenen Rechnungen stecken.