Abnahmeprotokoll: Vorlage, Pflichtinhalte und rechtliche Wirkung

Die Abnahme ist nach § 640 BGB die Erklärung des Bestellers, dass er das Werk als im Wesentlichen vertragsgemäß anerkennt. Sie hat vier Folgen: Die Vergütung wird fällig, die Verjährungsfrist für Mängelansprüche beginnt, die Beweislast für Mängel geht auf den Kunden über, und die Gefahr geht auf ihn über. Vor der Abnahme muss der Betrieb beweisen, dass das Werk mangelfrei ist. Nach der Abnahme muss der Kunde beweisen, dass ein Mangel vorliegt.

Der Kunde ist zur Abnahme verpflichtet, wenn das Werk vertragsgemäß hergestellt ist. Wegen unwesentlicher Mängel darf er sie nicht verweigern. Setzt der Betrieb nach Fertigstellung eine angemessene Frist zur Abnahme und reagiert der Kunde nicht oder verweigert er ohne Angabe mindestens eines Mangels, gilt das Werk als abgenommen. Diese fiktive Abnahme ist der Rettungsanker, wenn ein Kunde die Abnahme verschleppt, aber sie ersetzt das Protokoll nicht: Ohne Dokumentation der Fristsetzung lässt sich auch die Fiktion nicht beweisen.

Bei VOB-Verträgen regelt § 12 VOB/B die Abnahme mit eigenen Fristen: Auf Verlangen ist binnen zwölf Werktagen abzunehmen, und ohne Abnahmeverlangen gilt die Leistung zwölf Werktage nach schriftlicher Fertigstellungsmitteilung als abgenommen, bei Inbenutzungnahme sechs Werktage nach Beginn der Benutzung.

Ein Abnahmeprotokoll muss drei Fragen beantworten: Welche Leistung wurde abgenommen, wann und von wem, und mit welchen Vorbehalten. Dazu gehören Auftraggeber und Auftragnehmer mit Ansprechpartnern, Bauvorhaben und Einsatzort, Auftrags- oder Angebotsnummer, die abgenommene Leistung in Kurzform oder mit Verweis auf das Angebot, das Datum der Abnahme, die Teilnehmer, festgestellte Mängel mit Frist zur Beseitigung, Vorbehalte wegen bekannter Mängel oder Vertragsstrafe, die Übergabe von Unterlagen wie Prüfprotokollen, Bedienungsanleitungen und Konformitätserklärungen sowie die Unterschriften beider Seiten.

Die Liste der Restmängel ist der wichtigste Teil. Werden Mängel bei der Abnahme festgestellt, aber nicht protokolliert, verliert der Kunde seine Ansprüche wegen dieser Mängel, wenn er sich die Rechte nicht vorbehält. Umgekehrt schützt das Protokoll den Betrieb: Was der Kunde bei der Abnahme nicht beanstandet hat, muss er später beweisen. Deshalb sollte das Protokoll Fotos der abgenommenen Leistung enthalten, gerade bei Oberflächen, Fliesen und Anstrichen.

Die förmliche Abnahme ist der gemeinsame Termin mit Protokoll, im Handwerk der Normalfall bei größeren Aufträgen und bei VOB-Verträgen, wo sie jede Partei verlangen kann. Die konkludente Abnahme erfolgt durch schlüssiges Verhalten: Der Kunde nimmt die Heizung in Betrieb, zieht ins Bad ein, bezahlt die Rechnung ohne Beanstandung. Sie ist rechtlich wirksam, aber im Streit schwer zu beweisen, weil es kein Datum gibt.

Die fiktive Abnahme nach § 640 Abs. 2 BGB tritt ein, wenn der Kunde auf die Aufforderung zur Abnahme innerhalb einer angemessenen Frist nicht reagiert oder ohne Nennung eines Mangels verweigert. Gegenüber Verbrauchern gilt das nur, wenn der Betrieb in der Aufforderung auf diese Folge hingewiesen hat. Für die Praxis heißt das: Nach Fertigstellung immer schriftlich zur Abnahme auffordern, Frist setzen, bei Verbrauchern den Hinweis aufnehmen, und die Aufforderung mit Zugangsnachweis aufbewahren.

Restmängel sind normal und kein Grund, die Abnahme scheitern zu lassen. Sie werden im Protokoll mit Beschreibung, Foto und Frist zur Beseitigung erfasst, der Kunde nimmt unter Vorbehalt dieser Mängel ab, und der Betrieb bessert innerhalb der Frist nach. Der Kunde darf einen angemessenen Teil der Vergütung zurückhalten, in der Regel das Doppelte der voraussichtlichen Mängelbeseitigungskosten. Nach der Nachbesserung wird der Mangel im Protokoll als erledigt vermerkt und der Kunde unterschreibt erneut.

Wesentliche Mängel, die die Nutzung erheblich beeinträchtigen, berechtigen dagegen zur Verweigerung der Abnahme. Dann wird kein Abnahmeprotokoll erstellt, sondern ein Begehungsprotokoll mit den Mängeln, und die Abnahme wird nach Beseitigung wiederholt. Die Grenze zwischen wesentlich und unwesentlich ist Auslegungssache, im Zweifel entscheidet, ob der Kunde das Werk bestimmungsgemäß nutzen kann.

Das Abnahmeprotokoll auf Papier hat einen Nachteil: Es liegt in der Mappe im Auto, wird im Büro abgeheftet und ist drei Jahre später bei der Mängelrüge nicht auffindbar. Digital bleibt es unveränderlich gespeichert – mit Datum, Fotos und Unterschriften. In Zunftheld füllt der Monteur die Protokollvorlage „Abnahmeprotokoll“ aus – in der App unter „Prüfungen“, im Web im Bereich seines Gewerks unter „Für alle Gewerke“: Beteiligte, Umfang der Abnahme, Mängel mit Frist, Vorbehalte, übergebene Unterlagen und Fotos. Beide Seiten unterschreiben auf dem Gerät, das Protokoll gibt es als PDF, und nach dem Abschluss ist es unveränderlich — Korrekturen entstehen als Korrekturversion mit Bezug. Den Einsatz am Auftrag schließt der Monteur mit Checkliste, Fotos und Kundenunterschrift ab; dabei legt Zunftheld in der Regel den Rechnungsentwurf an.

Für die Gewerke mit Prüfpflichten kommt der zweite Effekt dazu: Mit den kostenpflichtigen Fachmodulen laufen das Elektro-Prüfprotokoll (Vorlagen mit Bezug auf DGUV Vorschrift 3 und DIN VDE), das Wartungsprotokoll der Heizung und das Druckprüfprotokoll der Sanitärinstallation nach demselben Muster: Vorlage ausfüllen, auf dem Gerät unterschreiben, PDF. Wer später wissen will, wie die Abnahme lief, öffnet das Protokoll und sieht Ergebnis, Mängel mit Frist, den Vermerk zu den übergebenen Unterlagen, Fotos und Unterschriften beisammen.