E-Rechnung
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach EN 16931, das maschinell verarbeitet werden kann — ein PDF allein ist keine E-Rechnung.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können; dafür reicht ein E-Mail-Postfach. Die Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen, gilt für Umsätze zwischen Unternehmen ab dem 1. Januar 2027 für Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz und ab dem 1. Januar 2028 für alle. Ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Rechnungen an Privatkunden.
Zulässige Formate sind die XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD beziehungsweise Factur-X (PDF mit eingebettetem XML). Öffentliche Auftraggeber des Bundes verlangen seit November 2020 die XRechnung mit Leitweg-ID. Eine als Bild oder PDF verschickte Rechnung gilt ab 2028 nur noch als „sonstige Rechnung“ und erfüllt die Pflicht nicht.