GAEB im Handwerk: X83 einlesen, Angebot kalkulieren, X84 abgeben

GAEB steht für „Gemeinsamer Ausschuss Elektronik im Bauwesen“, ein Gremium aus Bauverwaltungen, Verbänden und Softwareherstellern, das seit 1966 Standards für den elektronischen Datenaustausch am Bau festlegt. Der wichtigste Standard ist der GAEB-Datenaustausch: ein Format, in dem Leistungsverzeichnisse zwischen Planer, Auftraggeber und Bieter ausgetauscht werden. Die aktuelle Fassung heißt GAEB DA XML und liegt in den Versionen 3.1, 3.2 und 3.3 vor; die Vorgänger GAEB 90 und GAEB 2000 sind textbasierte Formate, die noch in alten Programmen vorkommen.

Der Grund für den Standard ist einfach: Ein Auftraggeber schreibt ein Bauvorhaben mit hunderten Positionen aus und bekommt zehn Angebote. Mit GAEB kann er die Angebote maschinell nebeneinanderlegen, den sogenannten Preisspiegel bilden und Rechenfehler ausschließen, weil Mengen und Ordnungszahlen bei allen Bietern identisch sind. Öffentliche Auftraggeber sind über die Vergabeplattformen praktisch immer auf GAEB festgelegt; Generalunternehmer und größere Wohnungsunternehmen verlangen es zunehmend auch von kleinen Nachunternehmern.

Jede GAEB-Datei trägt eine Phasennummer, die sagt, in welchem Schritt des Vergabeverfahrens sie entstanden ist. X81 ist die Leistungsbeschreibung des Planers, X82 der Kostenanschlag mit geschätzten Preisen. Für den Handwerksbetrieb zählen zwei Phasen: X83, die Angebotsaufforderung ohne Preise, die der Auftraggeber verschickt, und X84, die Angebotsabgabe, in der der Bieter dieselbe Struktur mit seinen Einheitspreisen zurückgibt. Nach der Vergabe folgt X86, die Auftragserteilung mit den beauftragten Preisen und Mengen; X89 ist die Rechnung.

Entscheidend ist, dass die X84 kein neues Dokument ist, sondern die X83 mit Preisen. Der Bieter darf Struktur, Ordnungszahlen, Mengen und Texte nicht verändern; er ergänzt je Position den Einheitspreis und den Gesamtbetrag und liefert die Summen je Titel und für das ganze Leistungsverzeichnis. Zusätzlich gibt er seine Adresse als Bieter an und beantwortet die im Langtext geforderten Bieterangaben, etwa das angebotene Fabrikat. Die X84 ist bewusst schlank: Langtexte und Bereichsbezeichnungen entfallen, weil der Auftraggeber sie schon hat.

Ein Leistungsverzeichnis besteht nicht nur aus Normalpositionen. Eine Bedarfsposition beschreibt eine Leistung, die nur im Bedarfsfall ausgeführt wird; sie wird mit Einheitspreis angeboten, zählt aber je nach Kennzeichnung nicht in die Angebotssumme („Bedarfsposition ohne Gesamtbetrag“). Grund- und Alternativpositionen gehören zusammen: Der Bieter muss beide anbieten, in die Summe geht nur die Grundausführung ein, bei der Alternative steht statt des Gesamtbetrags der Vermerk „Nur Einheitspreis“. Der Auftraggeber entscheidet vor der Vergabe, welche Ausführung er beauftragt.

Pauschalpositionen haben die Menge 1 und einen Pauschalpreis; bei einer Position mit „Freier Menge“ trägt der Bieter die Menge selbst ein, etwa bei Stahlmengen nach Wahl des Bieters. Zuschlagspositionen sind prozentuale Zuschläge auf vorangehende Positionen, zum Beispiel für Nachtarbeit; ihr Betrag ergibt sich aus den bezuschlagten Positionen. Stundenlohnarbeiten stehen als eigene Positionen mit Stundensatz im Leistungsverzeichnis und sind der Teil, der später als Lohnanteil nach § 35a EStG interessant sein kann.

Die GAEB-Regeln legen fest, wie gerechnet wird: Der Gesamtbetrag einer Position ist das kaufmännisch auf zwei Nachkommastellen gerundete Produkt aus Menge und Einheitspreis. Die Titelsumme ist die Summe der gerundeten Gesamtbeträge aller Positionen mit ausgewiesenem Gesamtbetrag, die Summe des Leistungsverzeichnisses die Summe der Titel. Ein Nachlass in Prozent wird vom gerundeten Gesamtbetrag abgezogen und das Ergebnis erneut gerundet. Wer die Beträge in einer Tabellenkalkulation mit ungerundeten Zwischenwerten aufsummiert, landet um Cent neben dem Ergebnis der Vergabestelle — bei knappen Angeboten ein vermeidbarer Grund für Rückfragen.

Für die eigene Kalkulation heißt das: Der Einheitspreis ist die einzige Stellschraube. Er enthält Lohn, Material, Gerät, Gemeinkosten und Gewinn. Für kleine Betriebe hat sich bewährt, den Stundensatz einmal sauber zu berechnen und die Materialpreise aus den Großhandelsdaten zu nehmen, statt jede Position aus dem Bauch zu schätzen. Bei Positionen, die Sie nicht selbst ausführen, gehört der Nachunternehmerpreis mit Zuschlag hinein. Wo der Auftraggeber Bieterangaben verlangt, etwa das Fabrikat, gehört die Antwort in die Abgabe oder in ein Begleitschreiben — ein leeres Feld gilt bei manchen Vergabestellen als unvollständiges Angebot.

Der einfachste Weg ist eine Handwerkersoftware, die GAEB DA XML liest und schreibt. Sie öffnen die X83, und jede Position steht mit Ordnungszahl, Menge, Einheit, Kurz- und Langtext als Angebotszeile bereit; Bereiche werden zu Überschriften, Hinweistexte bleiben sichtbar. Sie tragen die Einheitspreise ein, das Programm rechnet Gesamtbeträge und Summen nach den GAEB-Regeln und markiert Positionen ohne Gesamtbetrag. Am Ende erzeugen Sie die X84, laden sie auf die Vergabeplattform hoch oder senden sie dem Auftraggeber, und drucken das Angebot zusätzlich als PDF für die Unterlagen.

Was Sie vermeiden sollten: Positionen löschen oder umsortieren, Mengen ändern, weil Sie sie für falsch halten, oder eigene Zusatzpositionen in die X84 schreiben. Bedenken gegen Mengen oder Ausführung gehören in ein Begleitschreiben oder ein Nebenangebot, nicht in die Datei. Und prüfen Sie vor der Abgabe, ob jede Position einen Preis hat: Eine einzige Position ohne Einheitspreis kann zum Ausschluss führen, weil das Angebot dann nicht wertbar ist.