Abschlagsrechnung im Handwerk: Anspruch, Aufbau, Umsatzsteuer und Schlussrechnung

Nach § 632a BGB kann der Unternehmer vom Besteller eine Abschlagszahlung in Höhe des Wertes der von ihm erbrachten und nach dem Vertrag geschuldeten Leistung verlangen. Der Anspruch besteht auch ohne Vereinbarung, sobald eine abgrenzbare Leistung erbracht ist; für mangelhafte Leistungen kann der Besteller einen angemessenen Teil verweigern. Beim Verbraucherbauvertrag nach § 650m BGB dürfen die Abschläge insgesamt 90 Prozent der vereinbarten Gesamtvergütung nicht übersteigen, und der Unternehmer muss bei der ersten Abschlagszahlung eine Sicherheit von fünf Prozent für die rechtzeitige mangelfreie Herstellung leisten.

Die VOB/B regelt Abschlagszahlungen in § 16 Abs. 1: Sie sind auf Antrag in möglichst kurzen Zeitabständen für die nachgewiesenen vertragsgemäßen Leistungen zu gewähren, einschließlich eingebauter oder auf der Baustelle angelieferter Stoffe und Bauteile, wenn dem Auftraggeber das Eigentum übertragen wird. Der Nachweis erfolgt durch eine prüfbare Aufstellung, die rasche und sichere Beurteilung ermöglichen muss. Fällig wird die Abschlagszahlung 21 Tage nach Zugang der Aufstellung.

Eine Abschlagsrechnung ist eine vollständige Rechnung mit allen Pflichtangaben nach § 14 UStG — plus der Kennzeichnung als Abschlagsrechnung mit fortlaufender Nummer der Abschläge („1. Abschlagsrechnung“), dem Bezug auf Auftrag oder Angebot und dem Leistungsstand. Grundlage ist die prüfbare Aufstellung: Welche Positionen des Angebots sind zu welchem Anteil erbracht, mit Mengen aus Aufmaß oder Leistungsnachweis. Ein pauschaler Betrag ohne Aufstellung ist beim VOB-Vertrag nicht fällig und beim BGB-Vertrag angreifbar.

Verbreitet und empfehlenswert ist die kumulierte Abschlagsrechnung: Sie weist den gesamten bisher erbrachten Leistungswert aus, zieht die bereits gestellten Abschläge ab und nennt den jetzt fälligen Betrag. So sieht der Kunde jederzeit den Gesamtstand, und Fehler aus früheren Abschlägen korrigieren sich automatisch. Sicherheitseinbehalte, falls vereinbart, werden ausgewiesen; Skonto gilt für den Abschlag wie vereinbart.

Bei Anzahlungen und Abschlägen entsteht die Umsatzsteuer mit Vereinnahmung des Betrags, nicht erst mit der Leistung. Die Abschlagsrechnung weist deshalb Umsatzsteuer aus, und der Betrieb führt sie für den Monat ab, in dem das Geld eingeht. Bei Bauleistungen an Bauleister nach § 13b gilt auch für Abschläge die Steuerschuldnerschaft des Empfängers — netto mit Hinweis.

In der Schlussrechnung wird die Gesamtleistung mit Umsatzsteuer abgerechnet, und die vereinnahmten Abschläge werden mit ihren Nettobeträgen und der darauf entfallenden Steuer abgesetzt; § 14 Abs. 5 UStG verlangt diesen Ausweis ausdrücklich. Wer in der Schlussrechnung nur den Bruttorestbetrag nennt, riskiert eine doppelte Steuerschuld. Nach VOB/B ist die Schlussrechnung prüfbar zu stellen und wird 30 Tage nach Zugang fällig, bei Vereinbarung wegen besonderer Umstände 60 Tage; nach der Schlussrechnung sind Abschlagsrechnungen nicht mehr möglich.

Für die Buchhaltung heißt das: Abschlagsrechnungen sind eigene Belege mit eigener Nummer, keine Vorabversionen der Schlussrechnung. Wer sie im System als Rechnungsart führt, hat die Verrechnung in der Schlussrechnung automatisch — und den Steuerberater ohne Rückfragen.

Der Anspruch auf Abschläge besteht von Gesetzes wegen, aber Streit vermeidet, wer den Zahlungsplan im Angebot vereinbart: etwa 30 Prozent bei Auftragserteilung als Anzahlung für Material, 40 Prozent nach Montage, Rest nach Abnahme. Bei Verbrauchern müssen die Grenzen des § 650m beachtet werden, und die Anzahlung vor Leistungsbeginn ist eine Vorauszahlung, keine Abschlagszahlung — sie braucht die Vereinbarung.

Im Alltag scheitern Abschläge selten am Recht, sondern an der Umsetzung: Die Aufstellung fehlt, weil niemand die Mengen hat; die Rechnung kommt zu spät, weil sie im Büro liegen bleibt; die Schlussrechnung vergisst einen Abschlag. Wer Aufmaß und Nachweis mobil erfasst und die Abschlagsrechnung daraus erzeugt, stellt sie am Tag der Montage — und hat das Geld, bevor die Materialrechnung des Großhändlers fällig ist.