Rechnung schreiben im Handwerk: Pflichtangaben, § 13b, Kleinbetrag und Aufbewahrung

§ 14 Abs. 4 UStG zählt auf, was eine Rechnung enthalten muss, damit sie umsatzsteuerlich wirksam ist: vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers, die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistenden, das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer, Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung, der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung, das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt und jede im Voraus vereinbarte Minderung wie Skonto, der anzuwendende Steuersatz und der Steuerbetrag oder bei Steuerbefreiung ein Hinweis darauf.

Für Handwerker kommt eine Besonderheit dazu: Bei Werklieferungen und sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an Privatpersonen muss die Rechnung den Hinweis enthalten, dass der Empfänger sie zwei Jahre aufzubewahren hat. Der Zeitpunkt der Leistung ist bei Bauleistungen der Tag der Abnahme beziehungsweise Fertigstellung; ein Leistungszeitraum wie „Juni 2026“ ist zulässig, wenn er den Monat eindeutig bezeichnet. Die Leistungsbeschreibung muss so konkret sein, dass sie identifizierbar ist — „Handwerkerleistungen“ reicht nicht, „Austausch von 12 Fenstern im EG und OG, Musterstraße 1“ schon.

Erbringt ein Betrieb Bauleistungen an einen Unternehmer, der selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt — Bauträger ausgenommen —, schuldet der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer. Die Rechnung wird dann netto ohne Steuerausweis gestellt und trägt den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. Ob der Kunde ein solcher Bauleister ist, belegt seine Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG oder die Bescheinigung des Finanzamts nach § 13b; wer sie nicht vorliegen hat, sollte nachfragen, bevor er netto abrechnet.

Der typische Fehler ist der Steuerausweis trotz § 13b: Dann schuldet der Leistende die ausgewiesene Steuer nach § 14c UStG zusätzlich, und der Empfänger schuldet sie ebenfalls — die Korrektur ist möglich, aber aufwendig. Umgekehrt gilt: Gegenüber Privatkunden und gegenüber Unternehmern, die keine Bauleistungen erbringen, wird ganz normal mit 19 Prozent abgerechnet. Die Bauabzugsteuer nach § 48 EStG ist ein zweites, eigenes Thema: Ohne Freistellungsbescheinigung behält der gewerbliche Auftraggeber 15 Prozent ein und führt sie ans Finanzamt ab.

Für Rechnungen bis 250 Euro brutto gilt die Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV mit reduzierten Angaben: Name und Anschrift des Leistenden, Ausstellungsdatum, Leistungsbeschreibung, Bruttobetrag und Steuersatz beziehungsweise Hinweis auf die Befreiung. Empfängerangaben und Rechnungsnummer sind nicht erforderlich — trotzdem sinnvoll, weil der Kunde die Rechnung zuordnen will und die Buchhaltung ohnehin Nummern vergibt.

Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen keine Umsatzsteuer aus und vermerken das auf der Rechnung, etwa mit „Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer nach § 19 UStG“. Wer versehentlich Steuer ausweist, schuldet sie. Die übrigen Pflichtangaben gelten auch für Kleinunternehmer. Für Reparaturen bei Privatkunden lohnt sich außerdem der getrennte Ausweis von Lohn- und Materialkosten: Der Kunde kann 20 Prozent der Arbeitskosten als Handwerkerleistung von der Einkommensteuer abziehen — nur bei getrenntem Ausweis und unbarer Zahlung.

Seit 2025 muss jeder Unternehmer E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD empfangen können; die Pflicht, selbst elektronisch zu stellen, greift für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro ab 2027 und für alle übrigen ab 2028. Eine PDF per Mail ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Wer heute schon XRechnung oder Factur-X erzeugt, hat die Umstellung hinter sich und erfüllt nebenbei die Anforderungen öffentlicher Auftraggeber, die XRechnung seit Jahren verlangen.

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern verlangen, dass Rechnungen unveränderbar, vollständig und nachvollziehbar aufbewahrt werden — bei elektronischen Rechnungen im Originalformat. Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen und Buchungsbelege beträgt seit 2025 acht Jahre; zuvor waren es zehn. Eine Software, die Rechnungen nur als Create ablegt, Änderungen als Storno und Gutschrift abbildet und den Steuerberater mit DATEV-Export versorgt, nimmt dem Betrieb hier die Verantwortung fürs Detail ab.