Aufbewahrungsfrist
Die Aufbewahrungsfrist legt fest, wie lange Geschäftsunterlagen aufzubewahren sind: Buchungsbelege wie Rechnungen acht Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre.
Seit 2025 gilt für Buchungsbelege — Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Quittungen, Kontoauszüge — eine Frist von acht Jahren (vorher zehn). Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse und Lageberichte bleiben bei zehn Jahren, Handels- und Geschäftsbriefe bei sechs Jahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist.
Elektronische Rechnungen müssen in der Form aufbewahrt werden, in der sie eingegangen sind: eine XRechnung als XML, ein ZUGFeRD-PDF mit seinem eingebetteten XML. Ein Ausdruck ersetzt das Original nicht. Wer vor Ablauf der Frist löscht, riskiert bei der Betriebsprüfung Schätzungen und Bußgelder.